Central de Ajuda — OrbitQuote

Visão geral

O OrbitQuote lê cotações de fornecedor — PDF, planilha Excel ou foto — e monta uma tabela com os itens já organizados. Você revisa, ajusta o que precisar e exporta o pedido pronto.

Cada cotação vira um "fluxo". Dentro de um fluxo ficam reunidos os arquivos enviados, os itens que a IA extraiu, o histórico do chat, as exportações geradas e o andamento de cada processamento.

Para entrar, crie a conta só com e-mail e senha, ou use o login com Google (e Microsoft/Apple onde estiverem disponíveis). Na tela de entrada e na página inicial há um seletor PT · EN · ES no topo, e o idioma também pode ser trocado depois em "Minha conta".

O dia a dia segue sempre a mesma ordem: enviar, revisar, ajustar, selecionar e exportar. A IA faz o trabalho pesado de leitura, mas quem decide o que entra no pedido é você.

Processamentos mais demorados rodam em background. Você acompanha o andamento pelo Centro de Tarefas e pelas Notificações enquanto continua trabalhando.

O caminho do fluxo Entrada (arquivo ou texto) → extração pela IA → revisão na tabela → ajustes em massa ou pelo chat → exportação. Sempre nessa ordem.

A decisão de compra é sua A IA sugere e organiza, mas só vai para o pedido o item que você marca para comprar. A escolha final continua com você.

Primeiros passos

Entre na conta com e-mail e senha, ou use o login com Google (e Microsoft/Apple onde estiverem disponíveis). Para trocar o idioma na tela de entrada, use o seletor PT · EN · ES no topo.
Crie um fluxo enviando um arquivo (PDF, XLSX/XLS, PNG ou JPG/JPEG). Na tela vazia, sem nenhum arquivo aberto, você também pode colar um texto direto.
Se quiser, escreva instruções para a IA antes de enviar — por exemplo, "use a coluna de preço com imposto" ou "ignore itens de frete".
Acompanhe a extração no Centro de Tarefas. Ela roda em background, então dá para seguir trabalhando enquanto a leitura termina.
Revise os itens na tabela: confira descrição, categoria, quantidade e preço, e marque o que vai comprar.
Faça ajustes rápidos pela barra de ações em massa ou pedindo ao chat.
Exporte o pedido em WhatsApp, PDF ou Excel quando estiver tudo certo.

O tour guiado Logo que você tem um fluxo com itens extraídos na tela, um tour guiado aparece automaticamente e mostra onde ficam a sidebar, os arquivos, o Centro de Tarefas, as notificações e o chat. Leva menos de um minuto.

Arquivos do fluxo

Formatos aceitos e limite

O OrbitQuote lê PDF, planilhas Excel (.xlsx e .xls) e imagens (.png, .jpg e .jpeg).
Cada arquivo pode ter até 250 MB. Acima disso, divida o documento antes de enviar.
Foto de cotação tirada pelo celular funciona, desde que o texto esteja legível.

Começar por arquivo ou por texto

Na maioria das vezes você começa enviando um arquivo. PDFs grandes abrem um diálogo para escolher as páginas; os demais rodam a extração automática em background.
Na tela vazia, sem nenhum fluxo aberto, dá para colar um texto direto — útil quando o fornecedor mandou a lista por mensagem. Com um fluxo já aberto, o texto colado vai para o chat, não cria um fluxo novo.

Adicionar um arquivo extra ao fluxo

No drawer de arquivos, use "+ Adicionar arquivo" para juntar mais documentos ao mesmo fluxo.
A nova extração entra na fila e roda em background; acompanhe o status pelo Centro de Tarefas.

Selecionar, baixar e organizar

Ative o modo seleção para baixar ou excluir vários arquivos de uma vez.
No split view, arraste um arquivo da lista para o painel de preview para trocar o documento exibido ao lado da tabela.

Exclusão e privacidade

O arquivo principal do fluxo não pode ser excluído — ele é a base da extração.
Os arquivos são privados: só o dono da conta acessa, baixa ou vê o preview deles.

Previews e visualizadores

O preview mostra o documento original do jeito que ele chegou, e a tabela mostra o que a IA extraiu dele. Olhar os dois lado a lado ajuda a conferir se a leitura ficou fiel antes de seguir.

PDF

Abre em um modal com fullscreen, opção de nova guia, download e um botão para o split view.
Confira descrição, unidade e valores direto na fonte, sem sair da tela.

Imagens

A galeria tem zoom, arraste (pan), rotação e navegação por setas entre as imagens.
Também oferece fullscreen, nova guia e download.

Excel

O visualizador traz as abas da planilha (quando há mais de uma) e um grid navegável.
Abre no split view para conferir lado a lado com a tabela extraída.

Atalhos de teclado Na galeria de imagens: Esc fecha, as setas mudam a imagem, r gira no sentido horário e R (Shift+r) no anti-horário, F entra em fullscreen, N abre em nova guia, +/- ajustam o zoom e 0 reseta. No PDF: Esc fecha, F entra em fullscreen e N abre em nova guia.

Itens e tabela

A tabela é onde você revisa tudo que a IA extraiu e define o que vai para o pedido. Aqui você confere os valores, edita o que precisar e marca os itens que quer comprar.

Abas de trabalho

Carrinho de compras: os itens em uso no pedido atual.
Fora da cotação (lixeira): itens que você removeu. Eles podem ser restaurados a qualquer momento.

Filtros e navegação

Busque por código, descrição ou categoria para achar um item rapidamente.
Filtre por categoria, navegue pelas páginas e ordene clicando no cabeçalho da coluna (um clique alterna entre crescente e decrescente).

Edição de campos

Edite descrição, quantidade e preço direto na tabela, sem abrir telas extras.
Marque a caixa "Comprar" nos itens que devem entrar na exportação.

Colunas dinâmicas

Mostre ou oculte colunas pelo menu "Colunas", conforme o que você precisa ver.
Várias colunas técnicas — alíquotas, CST, CFOP, NCM, CEST — e as de observações já vêm ocultas por padrão; ative-as pelo menu quando precisar.

A regra que define o pedido Só entra no pedido o item que estiver com "Comprar" marcado E com quantidade maior que zero. Se faltar um dos dois, ele não é exportado.

Ações em massa e barra dinâmica

O fluxo tem uma barra de controle no topo, sempre visível, e uma barra de ações em massa que surge quando você seleciona itens. A barra de ações aplica mudanças em lote a vários itens de uma vez.

Como selecionar

"Selecionar página" marca só os itens da página atual — pelo checkbox do cabeçalho da tabela no desktop ou pelo botão "Selecionar página" no mobile.
O botão "Selecionar todos os N itens do orçamento" marca todos os itens ativos do fluxo inteiro: atravessa todas as páginas e ignora os filtros de busca e categoria que estiverem ativos no momento.
Segure Shift e clique para selecionar um intervalo de itens de uma vez.

Ajustes em lote

Aplique a mesma quantidade ou o mesmo preço a todos os itens selecionados do fluxo. A quantidade aceita números inteiros; o preço aceita casas decimais.
Remova os selecionados, remova os não selecionados ou restaure itens da lixeira. Os itens restaurados voltam para a lista ativa desmarcados (sem compra e com quantidade zerada).

O que fica em cada barra

O total do pedido, a busca, o filtro de categoria e o menu de colunas ficam na barra de controle do topo, sempre visível.
A barra de ações em massa, que aparece ao selecionar, traz a contagem de selecionados, os ajustes de quantidade e preço e os botões de remover e restaurar.
No cabeçalho da tabela, o checkbox mostra um estado parcial (um traço) quando só parte dos itens da página atual está marcada.

Split view

Disponível no desktop, quando o fluxo já tem ao menos um arquivo anexado. Mostra a tabela de um lado e o preview do arquivo original do outro.
Use o swap de painéis para inverter os lados e deixar o documento na posição mais confortável.

Mudança em massa dentro de um filtro Para aplicar uma mudança só a um grupo, filtre por categoria e selecione os itens pela página (ou marque-os à mão) dentro da visão filtrada. Não use "Selecionar todos os N itens do orçamento" nesse caso: ele ignora o filtro e marca o fluxo inteiro.

Chat com IA

O chat é um assistente que já conhece o fluxo aberto e executa ajustes a partir de comandos em linguagem natural. Quanto mais objetivo o pedido, melhor o resultado.

Streaming e controle

Mensagens sem anexo respondem em streaming, aparecendo aos poucos na tela.
Interrompa a resposta a qualquer momento pelo botão "Cancelar" ou pela tecla Esc (a tecla só cancela enquanto a resposta está em andamento).
Em pedidos de chat e de ajuste de itens, a IA pode mostrar um bloco "Pensando…" que você expande ou recolhe.

Anexos e contexto

Mensagens com anexo usam o envio tradicional (sem streaming), porque precisam processar o arquivo.
O assistente já recebe os itens ativos, os removidos, os arquivos e o histórico do fluxo — você não precisa repetir o contexto.

O que o chat faz

Atualiza itens: preço, quantidade, categoria, descrição, marcar ou desmarcar a compra, remover e restaurar.
Adiciona itens novos. Se já existir um item igual (mesmo código ou mesma descrição), a quantidade é somada ao item existente e você é avisado — não cria uma linha duplicada.
Renomeia o fluxo ou um arquivo e reprocessa o arquivo principal. Pode excluir um arquivo, e ações que apagam algo costumam pedir confirmação antes de executar.

Extração por páginas

Em PDFs, peça a extração de páginas específicas em vez do documento inteiro.
A extração por páginas pelo chat entra em background e aparece no Centro de Tarefas.

Como escrever um bom pedido

Cite a referência exata: o código do item, um trecho da descrição ou o nome da categoria.
Peça de 1 a 3 ações por mensagem. Comandos enxutos reduzem ambiguidade e erro.

Quando a IA não alterou nada Refaça o pedido com a referência exata do item (código ou nome) e diga claramente a ação desejada. Comandos vagos como "ajuste isso" costumam não ser aplicados.

Exemplos prontos (copiar e usar)

Defina quantidade 12 para o item código 45107.
Remova todos os itens da categoria "Frete".
Mude o preço do item 45107 para 9,90.
Renomeie este fluxo para "Obra Centro".
Reprocesse o arquivo principal.

Recategorização em massa

Quando vários itens estão na categoria errada, um comando direto recategoriza todos de uma vez.

Recategorize todos os itens com "azul" na descrição para "Cabos".

Extração de páginas específicas (PDF)

Se o documento é longo ou mistura vários assuntos, peça só as páginas que interessam. A extração entra em background e os itens entram no fluxo.

Informe o arquivo e as páginas (por exemplo, "extraia as páginas 4, 5 e 6").
Diga a regra de leitura: qual coluna é o preço final, se há impostos, qual é a unidade.
Acompanhe o job no Centro de Tarefas enquanto a extração roda.
Revise os itens adicionados na tabela e ajuste o que ainda faltar.

Dê um exemplo real Sempre que puder, cite uma linha real do documento. Isso orienta a IA muito melhor do que uma instrução genérica.

Extraia as páginas 8 e 9 do PDF "Tabela-Fornecedor.pdf".
Use a coluna "Total c/ imposto" como preço.
Se possível, ajuste o preço dos itens adicionados com base nesse valor.

Comparação de fornecedores

A comparação cruza cotações de vários fornecedores e mostra, item a item, quem tem o melhor preço. Você monta o pedido pegando o melhor de cada um e exporta por fornecedor.

Como criar

Clique em "Novo Fluxo" e escolha "Nova Comparação de Preços".
Selecione 2 ou mais fluxos já existentes, ou suba novos arquivos — cada arquivo novo passa por uma extração, que consome tokens e respeita o limite de processamentos simultâneos do plano. A comparação fica salva na barra lateral para você voltar quando quiser.

Lendo a tabela

Cada linha é um item e cada coluna é um fornecedor, com preço, quantidade e o selo "Menor" no item mais barato.
No topo de cada coluna aparece o total daquele fornecedor e quantos itens ele cobre, no formato "X de Y itens".

Montando o pedido

Em cada item, marque de qual fornecedor comprar — a escolha é exclusiva por item, então selecionar um fornecedor desmarca os outros daquele item. Use "Selecionar todos" para puxar um fornecedor inteiro de uma vez.
Os modos automáticos — mais barato por item, total mais barato, menos fornecedores e maior cobertura — montam a seleção com um clique, e o card "Pedido" soma tudo no Total Geral.

Itens não cotados

A seção "Itens não disponíveis por fornecedor" mostra o que cada fornecedor deixou de cotar.
Use isso para negociar ou completar o pedido com outro fornecedor.

Corrigindo o agrupamento

O cruzamento automático pode errar: juntar produtos diferentes numa linha ou separar o mesmo produto em duas. Clique em "Organizar grupos" na barra da comparação, marque os itens com as caixas de seleção e use "Juntar" (viram uma linha só) ou "Separar" (cada item vira uma linha própria). A correção é instantânea e não consome tokens; se dois itens comprados caírem na mesma linha, só um permanece marcado.
A caixa na coluna "#" seleciona a linha inteira; a caixa junto a cada preço seleciona só aquela oferta. Com o modo ligado, a visão muda para "Todos" e a seleção de compra fica pausada — clique em "Concluir" para voltar ao normal.
Prefere conversar? Peça pelo chat — "esses dois itens são o mesmo produto", "separa essa linha" ou "desduplicar" — e o assistente aplica a mesma correção. O chat consome tokens.

Chat, análise e exportação

Pelo chat você aplica um modo, escolhe um fornecedor, muda a visão (comprando/todos) ou remove um fluxo. As ações mais pesadas — remover um fluxo, refazer o cruzamento ou exportar — pedem confirmação antes de seguir.
A "Análise executiva" resume quem vence no total e o maior gap entre fornecedores. Ela usa IA e consome tokens.
Cada fornecedor no Pedido pode ser exportado em WhatsApp, PDF ou Excel; ao exportar dois ou mais, sai um arquivo ZIP.

Antes de comparar A comparação usa a seleção de compra dos fluxos vinculados. Para preservar os fluxos originais intactos, escolha duplicá-los na hora de comparar.

Exportação do pedido

Com os itens selecionados, o painel de exportação gera o pedido no formato que você precisa. Cada formato serve a um propósito, e só o Excel pode usar IA.

Formato	Uso recomendado	Consome tokens
WhatsApp	Mensagem pronta para enviar rápido ao fornecedor.	Não
PDF	Documento formal para aprovação, arquivo e impressão.	Não
Excel	Planilha editável. Usa IA só quando você partiu de uma planilha do fornecedor, para preservar a estrutura dela.	Às vezes

O que vai para o pedido — e o que cobra IA A exportação respeita a seleção da tabela: só vão os itens com "Comprar" marcado e quantidade maior que zero. WhatsApp e PDF nunca consomem tokens. O Excel usa IA apenas quando o fluxo tem uma planilha original do fornecedor (para preservar o layout dela); quando a entrada foi PDF, imagem ou texto, o Excel é montado do zero, sem IA.

Reprocessamento e fila

Reprocessar cria um novo job de extração do arquivo principal — a mesma fonte é lida de novo. Use quando algo veio incompleto ou quando você mudou as instruções, e continue trabalhando enquanto a leitura roda.

Quando reprocessar Reprocesse quando ajustar as instruções da IA ou suspeitar que a leitura ficou incompleta. Para trocar a fonte, adicione um novo arquivo pelo "+ Adicionar arquivo" ou crie um novo fluxo — reprocessar sempre relê o mesmo arquivo principal.

Onde acompanhar O Centro de Tarefas mostra as tarefas em andamento e as que terminaram nesta sessão, com o tempo decorrido e uma estimativa de tempo restante (quando já dá para calcular). Dá para cancelar tarefas em andamento e tentar de novo as que falharam.

Limite de processamentos simultâneos O número de processamentos ao mesmo tempo depende do plano (sem assinatura ativa, é 1 por vez). Se aparecer o bloqueio por jobs simultâneos, aguarde as tarefas ativas terminarem ou assine/atualize um plano com mais processamentos simultâneos.

Conta, assinatura e pagamentos

A página "Minha conta" reúne plano, renovação, cobrança, cartão, histórico financeiro e créditos avulsos. É onde você mantém o pagamento em dia para a IA seguir disponível.

Plano e renovação

Veja o plano atual, o ciclo e o status da assinatura.
Ative ou desative a renovação automática e faça upgrade quando precisar de mais capacidade. O upgrade é sempre para um plano com mais tokens.

Cartão e cobrança

A conta mostra a bandeira e os 4 últimos dígitos do cartão salvo; você pode atualizá-lo ali ou informar um novo cartão na hora da compra.
Mantenha país, documento e endereço de cobrança atualizados para evitar recusas.

Histórico de pagamentos

Acompanhe o status, o valor e a descrição de cada pagamento.
Veja a data e o plano associado a cada cobrança.

Créditos avulsos

Compre pacotes de créditos para continuar usando a IA quando o plano chegar ao limite.
Na página da conta, os créditos aparecem em uma barra de consumo separada do plano.

Tokens, carryover e créditos

Token é a unidade que mede o uso de IA no OrbitQuote. Saber o que consome e em que ordem evita surpresas — na página da conta, o consumo aparece em até três trilhas: plano mensal, carryover e créditos avulsos.

O que consome tokens

Chat com IA, tanto em streaming quanto no envio tradicional.
Extração e reprocessamento de documentos e páginas.
Exportação em Excel, quando ela usa IA para preservar a planilha original do fornecedor.
Na comparação: a Análise executiva, o chat e o cruzamento (rematch e match incremental) de itens.

O que não consome tokens

Edição manual na tabela, filtros e ordenação.
Exportação em WhatsApp e em PDF.
Visualizar e baixar arquivos.

Ordem de consumo

Carryover são os tokens que sobraram do plano e foram transferidos no upgrade para um plano com mais tokens. Trocar só o ciclo (mensal para anual no mesmo plano) não gera carryover.
O consumo segue sempre esta ordem: primeiro o carryover, depois o plano e, por último, os créditos avulsos.
Os créditos avulsos funcionam mesmo sem plano ativo ou com pagamento em atraso — a IA segue disponível enquanto houver crédito com saldo e dentro da validade.

Leitura das barras Na página da conta, cada trilha que existe tem a própria barra mostrando usado, disponível e a data de renovação ou expiração — quem não tem carryover ou créditos vê só a barra do plano. Na sidebar do fluxo, a barra de tokens só aparece quando o uso do plano passa de 90% E não há créditos avulsos disponíveis; se você tem crédito, ela fica oculta de propósito.

Quando o limite bate Ao esgotar tudo, os recursos de IA ficam bloqueados até a renovação do ciclo, a compra de créditos ou um upgrade.

Onde ajustar As mudanças de assinatura e a compra de créditos são feitas em "Minha conta".

FAQ rápido

Meu arquivo ficou em processamento. E agora?

Abra o Centro de Tarefas para acompanhar o progresso, a estimativa de tempo e o status final. Você não precisa esperar parado: pode trabalhar em outro fluxo enquanto isso.

O chat respondeu, mas não aplicou a alteração.

Reenvie o comando com a referência exata (código, descrição ou categoria) e uma ação direta. Pedidos genéricos costumam não ser aplicados.

Extraí páginas, mas vieram poucos itens.

Repita informando melhor a regra de preço e unidade, e cite uma linha real do documento para orientar a IA.

Não consigo gerar o Excel.

Quando o Excel é gerado a partir da planilha original do fornecedor, ele usa IA e depende de saldo de tokens ou créditos. Se o fluxo não tem planilha original, o Excel é montado do zero e não depende de saldo. WhatsApp e PDF nunca consomem tokens e funcionam mesmo sem saldo.

Posso usar IA sem plano ativo?

Sim, desde que haja créditos avulsos com saldo na conta. Eles funcionam mesmo sem plano ou com pagamento em atraso.

Como paro uma resposta em streaming?

Use o botão "Cancelar" no chat ou pressione a tecla Esc enquanto a resposta está em andamento.

Central de Ajuda OrbitQuote