Centro de Ayuda — OrbitQuote

Visión general

OrbitQuote lee cotizaciones de proveedor — PDF, planilla Excel o foto — y arma una tabla con los ítems ya organizados. Tú revisas, ajustas lo que haga falta y exportas el pedido listo.

Cada cotización se convierte en un "flujo". Dentro de un flujo se reúnen los archivos enviados, los ítems que la IA extrajo, el historial del chat, las exportaciones generadas y el avance de cada procesamiento.

Para entrar, crea la cuenta solo con correo y contraseña, o usa el inicio de sesión con Google (y Microsoft/Apple donde estén disponibles). En la pantalla de entrada y en la página de inicio hay un selector ES · EN · PT arriba, y el idioma también se puede cambiar después en "Mi cuenta".

El día a día sigue siempre el mismo orden: enviar, revisar, ajustar, seleccionar y exportar. La IA hace el trabajo pesado de lectura, pero quien decide qué entra en el pedido eres tú.

Los procesamientos más largos corren en segundo plano. Sigues el avance por el Centro de Tareas y por las Notificaciones mientras continúas trabajando.

El camino del flujo Entrada (archivo o texto) → extracción por la IA → revisión en la tabla → ajustes en masa o por el chat → exportación. Siempre en ese orden.

La decisión de compra es tuya La IA sugiere y organiza, pero solo va al pedido el ítem que marcas para comprar. La elección final sigue siendo tuya.

Primeros pasos

Entra a la cuenta con correo y contraseña, o usa el inicio de sesión con Google (y Microsoft/Apple donde estén disponibles). Para cambiar el idioma en la pantalla de entrada, usa el selector ES · EN · PT arriba.
Crea un flujo enviando un archivo (PDF, XLSX/XLS, PNG o JPG/JPEG). En la pantalla vacía, sin ningún archivo abierto, también puedes pegar un texto directo.
Si quieres, escribe instrucciones para la IA antes de enviar — por ejemplo, "usa la columna de precio con impuesto" o "ignora ítems de flete".
Sigue la extracción en el Centro de Tareas. Corre en segundo plano, así que puedes seguir trabajando mientras termina la lectura.
Revisa los ítems en la tabla: comprueba descripción, categoría, cantidad y precio, y marca lo que vas a comprar.
Haz ajustes rápidos por la barra de acciones en masa o pidiéndolo al chat.
Exporta el pedido en WhatsApp, PDF o Excel cuando esté todo correcto.

El recorrido guiado En cuanto tienes un flujo con ítems extraídos en pantalla, un recorrido guiado aparece automáticamente y muestra dónde están la barra lateral, los archivos, el Centro de Tareas, las notificaciones y el chat. Toma menos de un minuto.

Archivos del flujo

Formatos aceptados y límite

OrbitQuote lee PDF, planillas Excel (.xlsx y .xls) e imágenes (.png, .jpg y .jpeg).
Cada archivo puede tener hasta 250 MB. Por encima de eso, divide el documento antes de enviar.
La foto de una cotización tomada con el celular funciona, siempre que el texto sea legible.

Empezar por archivo o por texto

La mayoría de las veces empiezas enviando un archivo. Los PDF grandes abren un diálogo para elegir las páginas; los demás corren la extracción automática en segundo plano.
En la pantalla vacía, sin ningún flujo abierto, puedes pegar un texto directo — útil cuando el proveedor envió la lista por mensaje. Con un flujo ya abierto, el texto pegado va al chat, no crea un flujo nuevo.

Agregar un archivo extra al flujo

En el panel de archivos, usa "+ Agregar archivo" para juntar más documentos al mismo flujo.
La nueva extracción entra en la cola y corre en segundo plano; sigue el estado por el Centro de Tareas.

Seleccionar, descargar y organizar

Activa el modo selección para descargar o eliminar varios archivos de una vez.
En la vista dividida, arrastra un archivo de la lista al panel de vista previa para cambiar el documento mostrado al lado de la tabla.

Eliminación y privacidad

El archivo principal del flujo no se puede eliminar — es la base de la extracción.
Los archivos son privados: solo el dueño de la cuenta accede, descarga o ve su vista previa.

Vistas previas y visores

La vista previa muestra el documento original tal como llegó, y la tabla muestra lo que la IA extrajo de él. Mirar ambos lado a lado ayuda a comprobar si la lectura quedó fiel antes de seguir.

PDF

Abre en un modal con pantalla completa, opción de nueva pestaña, descarga y un botón para la vista dividida.
Comprueba descripción, unidad y valores directo en la fuente, sin salir de la pantalla.

Imágenes

La galería tiene zoom, arrastre (pan), rotación y navegación con flechas entre las imágenes.
También ofrece pantalla completa, nueva pestaña y descarga.

Excel

El visor trae las pestañas de la planilla (cuando hay más de una) y una cuadrícula navegable.
Abre en la vista dividida para comprobar lado a lado con la tabla extraída.

Atajos de teclado En la galería de imágenes: Esc cierra, las flechas cambian la imagen, r gira en sentido horario y R (Shift+r) en sentido antihorario, F entra en pantalla completa, N abre en nueva pestaña, +/- ajustan el zoom y 0 reinicia. En el PDF: Esc cierra, F entra en pantalla completa y N abre en nueva pestaña.

Ítems y tabla

La tabla es donde revisas todo lo que la IA extrajo y defines qué va al pedido. Aquí compruebas los valores, editas lo que haga falta y marcas los ítems que quieres comprar.

Pestañas de trabajo

Carrito de compras: los ítems en uso en el pedido actual.
Fuera de la cotización (papelera): ítems que quitaste. Se pueden restaurar en cualquier momento.

Filtros y navegación

Busca por código, descripción o categoría para encontrar un ítem rápidamente.
Filtra por categoría, navega por las páginas y ordena haciendo clic en el encabezado de la columna (un clic alterna entre ascendente y descendente).

Edición de campos

Edita descripción, cantidad y precio directo en la tabla, sin abrir pantallas extra.
Marca la casilla "Comprar" en los ítems que deben entrar en la exportación.

Columnas dinámicas

Muestra u oculta columnas por el menú "Columnas", según lo que necesites ver.
Varias columnas técnicas — alícuotas, CST, CFOP, NCM, CEST — y las de observaciones ya vienen ocultas por defecto; actívalas por el menú cuando las necesites.

La regla que define el pedido Solo entra en el pedido el ítem que esté con "Comprar" marcado Y con cantidad mayor que cero. Si falta uno de los dos, no se exporta.

Acciones en masa y barra dinámica

El flujo tiene una barra de control arriba, siempre visible, y una barra de acciones en masa que aparece cuando seleccionas ítems. La barra de acciones aplica cambios por lote a varios ítems de una vez.

Cómo seleccionar

"Seleccionar página" marca solo los ítems de la página actual — por la casilla del encabezado de la tabla en escritorio o por el botón "Seleccionar página" en móvil.
El botón "Seleccionar todos los N ítems del presupuesto" marca todos los ítems activos del flujo entero: atraviesa todas las páginas e ignora los filtros de búsqueda y categoría que estén activos en ese momento.
Mantén Shift y haz clic para seleccionar un rango de ítems de una vez.

Ajustes por lote

Aplica la misma cantidad o el mismo precio a todos los ítems seleccionados del flujo. La cantidad acepta números enteros; el precio acepta decimales.
Quita los seleccionados, quita los no seleccionados o restaura ítems de la papelera. Los ítems restaurados vuelven a la lista activa desmarcados (sin compra y con cantidad en cero).

Qué queda en cada barra

El total del pedido, la búsqueda, el filtro de categoría y el menú de columnas quedan en la barra de control de arriba, siempre visible.
La barra de acciones en masa, que aparece al seleccionar, trae el conteo de seleccionados, los ajustes de cantidad y precio y los botones de quitar y restaurar.
En el encabezado de la tabla, la casilla muestra un estado parcial (un guion) cuando solo parte de los ítems de la página actual está marcada.

Vista dividida

Disponible en escritorio, cuando el flujo ya tiene al menos un archivo adjunto. Muestra la tabla de un lado y la vista previa del archivo original del otro.
Usa el intercambio de paneles para invertir los lados y dejar el documento en la posición más cómoda.

Cambio en masa dentro de un filtro Para aplicar un cambio solo a un grupo, filtra por categoría y selecciona los ítems por la página (o márcalos a mano) dentro de la vista filtrada. No uses "Seleccionar todos los N ítems del presupuesto" en ese caso: ignora el filtro y marca el flujo entero.

Chat con IA

El chat es un asistente que ya conoce el flujo abierto y ejecuta ajustes a partir de comandos en lenguaje natural. Cuanto más concreto el pedido, mejor el resultado.

Streaming y control

Los mensajes sin adjunto responden en streaming, apareciendo poco a poco en pantalla.
Interrumpe la respuesta en cualquier momento por el botón "Cancelar" o por la tecla Esc (la tecla solo cancela mientras la respuesta está en curso).
En pedidos de chat y de ajuste de ítems, la IA puede mostrar un bloque "Pensando…" que puedes expandir o contraer.

Adjuntos y contexto

Los mensajes con adjunto usan el envío tradicional (sin streaming), porque necesitan procesar el archivo.
El asistente ya recibe los ítems activos, los quitados, los archivos y el historial del flujo — no necesitas repetir el contexto.

Qué hace el chat

Actualiza ítems: precio, cantidad, categoría, descripción, marcar o desmarcar la compra, quitar y restaurar.
Agrega ítems nuevos. Si ya existe un ítem igual (mismo código o misma descripción), la cantidad se suma al ítem existente y se te avisa — no crea una línea duplicada.
Renombra el flujo o un archivo y reprocesa el archivo principal. Puede eliminar un archivo, y las acciones que borran algo suelen pedir confirmación antes de ejecutar.

Extracción por páginas

En PDF, pide la extracción de páginas específicas en vez del documento entero.
La extracción por páginas por el chat entra en segundo plano y aparece en el Centro de Tareas.

Cómo escribir un buen pedido

Cita la referencia exacta: el código del ítem, un fragmento de la descripción o el nombre de la categoría.
Pide de 1 a 3 acciones por mensaje. Los comandos concisos reducen la ambigüedad y el error.

Cuando la IA no alteró nada Rehaz el pedido con la referencia exacta del ítem (código o nombre) y di claramente la acción deseada. Los comandos vagos como "ajusta eso" suelen no aplicarse.

Ejemplos listos (copiar y usar)

Define cantidad 12 para el ítem código 45107.
Quita todos los ítems de la categoría "Flete".
Cambia el precio del ítem 45107 a 9,90.
Renombra este flujo a "Obra Centro".
Reprocesa el archivo principal.

Recategorización en masa

Cuando varios ítems están en la categoría equivocada, un comando directo los recategoriza todos de una vez.

Recategoriza todos los ítems con "azul" en la descripción a "Cables".

Extracción de páginas específicas (PDF)

Si el documento es largo o mezcla varios temas, pide solo las páginas que interesan. La extracción entra en segundo plano y los ítems entran en el flujo.

Informa el archivo y las páginas (por ejemplo, "extrae las páginas 4, 5 y 6").
Di la regla de lectura: cuál columna es el precio final, si hay impuestos, cuál es la unidad.
Sigue el job en el Centro de Tareas mientras la extracción corre.
Revisa los ítems agregados en la tabla y ajusta lo que aún falte.

Da un ejemplo real Siempre que puedas, cita una línea real del documento. Eso orienta a la IA mucho mejor que una instrucción genérica.

Extrae las páginas 8 y 9 del PDF "Tabla-Proveedor.pdf".
Usa la columna "Total c/ impuesto" como precio.
Si es posible, ajusta el precio de los ítems agregados con base en ese valor.

Comparación de proveedores

La comparación cruza cotizaciones de varios proveedores y muestra, ítem por ítem, quién tiene el mejor precio. Armas el pedido tomando lo mejor de cada uno y exportas por proveedor.

Cómo crear

Haz clic en "Nuevo Flujo" y elige "Nueva Comparación de Precios".
Selecciona 2 o más flujos existentes, o sube archivos nuevos — cada archivo nuevo pasa por una extracción, que consume tokens y respeta el límite de procesamientos simultáneos de tu plan. La comparación queda guardada en la barra lateral para que vuelvas cuando quieras.

Leyendo la tabla

Cada fila es un ítem y cada columna es un proveedor, con precio, cantidad y el sello "Menor" en el ítem más barato.
Arriba de cada columna aparece el total de ese proveedor y cuántos ítems cubre, en el formato "X de Y ítems".

Armando el pedido

En cada ítem, marca de qué proveedor comprar — la elección es exclusiva por ítem, así que seleccionar un proveedor desmarca los otros de ese ítem. Usa "Seleccionar todos" para traer un proveedor entero de una vez.
Los modos automáticos — más barato por ítem, total más barato, menos proveedores y mayor cobertura — arman la selección con un clic, y el card "Pedido" suma todo en el Total General.

Ítems no cotizados

La sección "Ítems no disponibles por proveedor" muestra lo que cada proveedor dejó de cotizar.
Usa eso para negociar o completar el pedido con otro proveedor.

Corrigiendo la agrupación

El cruce automático puede equivocarse: unir productos distintos en una fila o separar el mismo producto en dos. Haz clic en "Organizar grupos" en la barra de la comparación, marca los ítems con las casillas y usa "Unir" (pasan a una sola fila) o "Separar" (cada ítem gana su propia fila). La corrección es instantánea y no consume tokens; si dos ítems comprados caen en la misma fila, solo uno queda marcado.
La casilla de la columna "#" selecciona la fila entera; la casilla junto a cada precio selecciona solo esa oferta. Con el modo activado, la vista cambia a "Todos" y la selección de compra queda en pausa — haz clic en "Concluir" para volver a lo normal.
¿Prefieres conversar? Pídelo por el chat — "estos dos ítems son el mismo producto", "separa esta fila" o "desduplicar" — y el asistente aplica la misma corrección. El chat consume tokens.

Chat, análisis y exportación

Por el chat aplicas un modo, eliges un proveedor, cambias la vista (comprando/todos) o quitas un flujo. Las acciones más pesadas — quitar un flujo, rehacer el cruce o exportar — piden confirmación antes de seguir.
El "Análisis ejecutivo" resume quién gana en el total y la mayor brecha entre proveedores. Usa IA y consume tokens.
Cada proveedor en el Pedido puede exportarse en WhatsApp, PDF o Excel; al exportar dos o más, sale un archivo ZIP.

Antes de comparar La comparación usa la selección de compra de los flujos vinculados. Para preservar los flujos originales intactos, elige duplicarlos al momento de comparar.

Exportación del pedido

Con los ítems seleccionados, el panel de exportación genera el pedido en el formato que necesites. Cada formato sirve a un propósito, y solo el Excel puede usar IA.

Formato	Uso recomendado	Consume tokens
WhatsApp	Mensaje listo para enviar rápido al proveedor.	No
PDF	Documento formal para aprobación, archivo e impresión.	No
Excel	Planilla editable. Usa IA solo cuando partiste de una planilla del proveedor, para preservar su estructura.	A veces

Qué va al pedido — y qué cobra IA La exportación respeta la selección de la tabla: solo van los ítems con "Comprar" marcado y cantidad mayor que cero. WhatsApp y PDF nunca consumen tokens. El Excel usa IA solo cuando el flujo tiene una planilla original del proveedor (para preservar su diseño); cuando la entrada fue PDF, imagen o texto, el Excel se arma desde cero, sin IA.

Reprocesamiento y cola

Reprocesar crea un nuevo job de extracción del archivo principal — se lee de nuevo la misma fuente. Úsalo cuando algo vino incompleto o cuando cambiaste las instrucciones, y sigue trabajando mientras corre la lectura.

Cuándo reprocesar Reprocesa cuando ajustes las instrucciones de la IA o sospeches que la lectura quedó incompleta. Para cambiar la fuente, agrega un nuevo archivo por el "+ Agregar archivo" o crea un nuevo flujo — reprocesar siempre relee el mismo archivo principal.

Dónde seguir El Centro de Tareas muestra las tareas en curso y las que terminaron en esta sesión, con el tiempo transcurrido y una estimación de tiempo restante (cuando ya se puede calcular). Puedes cancelar tareas en curso y reintentar las que fallaron.

Límite de procesamientos simultáneos El número de procesamientos al mismo tiempo depende del plan (sin suscripción activa, es 1 por vez). Si aparece el bloqueo por jobs simultáneos, espera a que terminen las tareas activas o suscríbete/actualiza a un plan con más procesamientos simultáneos.

Cuenta, suscripción y pagos

La página "Mi cuenta" reúne plan, renovación, cobro, tarjeta, historial financiero y créditos sueltos. Es donde mantienes el pago al día para que la IA siga disponible.

Plan y renovación

Mira el plan actual, el ciclo y el estado de la suscripción.
Activa o desactiva la renovación automática y haz upgrade cuando necesites más capacidad. El upgrade es siempre hacia un plan con más tokens.

Tarjeta y cobro

La cuenta muestra la marca y los últimos 4 dígitos de la tarjeta guardada; puedes actualizarla ahí o informar una nueva tarjeta al momento de la compra.
Mantén país, documento y dirección de cobro actualizados para evitar rechazos.

Historial de pagos

Sigue el estado, el valor y la descripción de cada pago.
Mira la fecha y el plan asociado a cada cobro.

Créditos sueltos

Compra paquetes de créditos para seguir usando la IA cuando el plan llegue al límite.
En la página de la cuenta, los créditos aparecen en una barra de consumo separada del plan.

Tokens, traspaso y créditos

El token es la unidad que mide el uso de IA en OrbitQuote. Saber qué consume y en qué orden evita sorpresas — en la página de la cuenta, el consumo aparece en hasta tres pistas: plan mensual, traspaso y créditos sueltos.

Qué consume tokens

Chat con IA, tanto en streaming como en el envío tradicional.
Extracción y reprocesamiento de documentos y páginas.
Exportación en Excel, cuando usa IA para preservar la planilla original del proveedor.
En la comparación: el Análisis ejecutivo, el chat y el cruce (rematch y match incremental) de ítems.

Qué no consume tokens

Edición manual en la tabla, filtros y ordenación.
Exportación en WhatsApp y en PDF.
Ver y descargar archivos.

Orden de consumo

El traspaso son los tokens que sobraron del plan y se transfirieron en el upgrade hacia un plan con más tokens. Cambiar solo el ciclo (mensual a anual en el mismo plan) no genera traspaso.
El consumo sigue siempre este orden: primero el traspaso, después el plan y, por último, los créditos sueltos.
Los créditos sueltos funcionan incluso sin plan activo o con pago atrasado — la IA sigue disponible mientras haya crédito con saldo y dentro de la validez.

Lectura de las barras En la página de la cuenta, cada pista que existe tiene su propia barra mostrando usado, disponible y la fecha de renovación o expiración — quien no tiene traspaso o créditos ve solo la barra del plan. En la barra lateral del flujo, la barra de tokens solo aparece cuando el uso del plan pasa del 90% Y no hay créditos sueltos disponibles; si tienes crédito, queda oculta a propósito.

Cuando se llega al límite Al agotar todo, los recursos de IA quedan bloqueados hasta la renovación del ciclo, la compra de créditos o un upgrade.

Dónde ajustar Los cambios de suscripción y la compra de créditos se hacen en "Mi cuenta".

FAQ rápido

Mi archivo quedó en procesamiento. ¿Y ahora?

Abre el Centro de Tareas para seguir el progreso, la estimación de tiempo y el estado final. No necesitas esperar quieto: puedes trabajar en otro flujo mientras tanto.

El chat respondió, pero no aplicó el cambio.

Reenvía el comando con la referencia exacta (código, descripción o categoría) y una acción directa. Los pedidos genéricos suelen no aplicarse.

Extraje páginas, pero vinieron pocos ítems.

Repite informando mejor la regla de precio y unidad, y cita una línea real del documento para orientar a la IA.

No consigo generar el Excel.

Cuando el Excel se genera a partir de la planilla original del proveedor, usa IA y depende de saldo de tokens o créditos. Si el flujo no tiene planilla original, el Excel se arma desde cero y no depende de saldo. WhatsApp y PDF nunca consumen tokens y funcionan incluso sin saldo.

¿Puedo usar IA sin plan activo?

Sí, siempre que haya créditos sueltos con saldo en la cuenta. Funcionan incluso sin plan o con pago atrasado.

¿Cómo detengo una respuesta en streaming?

Usa el botón "Cancelar" en el chat o presiona la tecla Esc mientras la respuesta está en curso.

Centro de Ayuda OrbitQuote