Tutorial
Como usar o OrbitQuote do jeito certo — e os erros que custam tempo e tokens
O OrbitQuote faz o trabalho pesado de ler cotação e organizar item por item — mas ele só rende se você alimentar com o que faz sentido. O certo e o errado de cada etapa, do envio à exportação.
Equipe OrbitQuote
15 de julho de 2026 9 min de leitura
O OrbitQuote faz o trabalho pesado de ler cotação e organizar item por item — mas quem decide o que entra no pedido é você, e ele só rende se você alimentar com o que faz sentido. O caminho é sempre o mesmo: enviar → conferir → marcar → ajustar → comparar → exportar . Abaixo, o jeito certo de cada etapa e os erros que fazem você perder tempo (e queimar token). O fio que amarra tudo: compare maçã com maçã .
1. Comece com uma cotação coerente
✅ Certo
Suba como veio: PDF, Excel (.xlsx/.xls) ou imagem (.png/.jpg), até 250 MB por arquivo (acima disso o app recusa). Foto de celular serve se o texto está legível. Dá pra escrever instruções antes de enviar ("use a coluna de preço com imposto", "ignore frete"). Um fluxo = um contexto — o orçamento de peças de carro de um fornecedor, por exemplo —, mesmo com várias páginas ou arquivos.PDF longo: com mais de duas páginas, aparece a seleção de páginas — extraia só as que interessam (pulando capa e páginas introdutórias, que só gastam token) ou o documento todo; a escolha de gastar é sua. Planilha com várias abas abre a seleção de abas.
❌ Errado
Jogar peças de carro + roupas na mesma extração — funciona, mas vira uma tabela misturada, difícil de revisar e imprestável pra comparar.
Foto ilegível.
Esperar que texto colado com um fluxo já aberto crie um fluxo novo — aí o app manda usar o chat; texto só cria fluxo na tela inicial (sem fluxo aberto).
Maçã com maçã (parte 1)
Um fluxo = um contexto. Quanto mais coerente a cotação, mais limpa a tabela — e mais útil a comparação depois.
2. Confira o que a IA leu
✅ Certo
Abra o preview lado a lado (split view) e confira descrição, unidade e preço na fonte antes de decidir.
❌ Errado
Exportar sem conferir.
Tratar célula vazia como zero — item não cotado não é R$ 0.
3. Marque o que vai comprar — a regra de ouro
✅ Certo
Só entra no pedido o item com "Comprar" marcado E quantidade maior que zero . Edite descrição, quantidade e preço direto na tabela.
❌ Errado
Achar que o item vai pro pedido só por estar na tabela. Sem "Comprar", ou com quantidade 0, ele fica de fora.
4. Ajuste em massa: diga o critério
✅ Certo
Na barra de ações, filtre por categoria e aplique preço ou quantidade em lote.
No chat, diga o critério : "coloca 9,90 no item 45107", "remove todos da categoria Frete", "marca os 5 mais caros".
Você pede
O que acontece
"Seleciona itens até R$ 10.000"
Marca itens em ordem até o teto — sem mexer nas quantidades
"Ajusta as quantidades pra caber em 10 mil"
Aí sim muda as quantidades pra fechar no valor
❌ Errado
Pedir pra IA baixar o preço pra bater um total — preço é o valor real do fornecedor, e a IA é orientada a não fazer isso (você só muda preço informando o novo valor explicitamente).
Confundir "selecionar até R$ X" (marca, mantém quantidade) com "ajustar quantidades pra caber em R$ X" (muda quantidade).
✅ Certo
O chat já conhece o fluxo (itens, arquivos, histórico) — não repita contexto . Cite a referência exata (código, trecho da descrição ou categoria) e peça 1 a 3 ações por mensagem.
Ele edita itens; adiciona novos (item repetido: soma a quantidade na linha existente e avisa, não duplica); reprocessa; extrai páginas; renomeia; exporta; e até consulta o PDF original (cláusulas, prazos).
Buscar, filtrar e ordenar pelo chat é lente visual — muda a exibição, não os dados.
❌ Errado
Comando vago ("ajuste isso") sem referência.
Empilhar dez ações numa mensagem.
Esperar os itens de uma extração de páginas na hora — ela roda em segundo plano e aparece no Centro de Tarefas.
6. Compare fornecedores — maçã com maçã
✅ Certo
Compare cotações do mesmo pedido mandado a fornecedores diferentes. Leia a cobertura ("X de Y itens" ) e o total por fornecedor, use os modos (mais barato por item, total mais barato, menos fornecedores, maior cobertura) e decida pelo conjunto, não pela coluna do unitário (mais aqui ).
Cruzamento errado? Corrija em "Organizar grupos" → Juntar/Separar — determinístico e sem tokens .
❌ Errado
Comparar peças de carro contra roupas — quase nada casa, cada um cobre "1 de 40 itens" e tudo cai em "Itens não disponíveis por fornecedor".
Gastar token (reanálise ou desduplicação pela IA) quando Juntar/Separar faz de graça.
Esquecer que as marcações de compra são compartilhadas entre o fluxo e a comparação — selecionar na comparação mexe no fluxo original; se quiser preservar o original, duplique-o ao comparar.
Maçã com maçã (parte 2)
A comparação alinha itens iguais entre fornecedores. Sem itens em comum, não há o que comparar — só uma lista de "não cotados".
✅ Certo
WhatsApp (mensagem pronta) e PDF (formal) — zero token . Excel pra planilha editável.Na comparação, exportar PDF ou Excel com 2+ fornecedores (com itens marcados) sai num ZIP ; WhatsApp sai um link por fornecedor .
❌ Errado
Estranhar cobrança de token no Excel: ele só usa IA quando o fluxo partiu de uma planilha do fornecedor (.xlsx/.xls), pra preservar o layout. De PDF, imagem ou texto, o Excel é montado do zero, sem IA .
Consome tokens
Não consome
Chat
Edição manual na tabela
Extração e reprocessamento
Filtros e ordenação
Análise executiva
Exportar WhatsApp e PDF
Cruzamento de itens na comparação (inclusive refazer)
Ver e baixar arquivos
Excel quando o fluxo partiu de planilha do fornecedor
—
✅ Certo
Créditos avulsos rodam mesmo sem plano ativo ou com pagamento em atraso (se há saldo válido). Ordem de consumo: carryover → plano → créditos .
❌ Errado
Reprocessar sem ter mudado nada — relê o mesmo arquivo, mesmo resultado, token à toa.
Desduplicar pela IA quando Juntar/Separar é grátis.
Repetir a análise executiva sem nada ter mudado — mesmos dados, token à toa.
Achar que sem plano é sem IA — se há crédito, a IA segue.
Experimente
Comece pelo jeito certo
Crie sua conta, envie uma cotação como ela veio e siga o caminho: enviar, conferir, marcar, ajustar, comparar, exportar.
Criar conta →
Perguntas frequentes
Marquei o item mas não saiu no pedido. Por quê?
Só entra no pedido o que está com "Comprar" marcado e quantidade maior que zero. Se faltar um dos dois, o item fica de fora.
Posso pedir pro chat baixar o preço pra fechar num orçamento?
Não. Preço é o valor real do fornecedor. Peça pra ajustar as quantidades , ou pra selecionar itens até aquele teto (mantém as quantidades).
Dá pra comparar cotações de coisas diferentes?
Funciona, mas não faz sentido: sem itens em comum, quase tudo cai em "não disponíveis".
Corrigir o agrupamento da comparação gasta token?
Por "Organizar grupos" (Juntar/Separar), não. Por reanálise ou desduplicação via IA, sim.
Gerar Excel cobra token?
Só quando o fluxo tem planilha original do fornecedor. De PDF, imagem ou texto, é montado do zero, sem IA. WhatsApp e PDF nunca cobram.
Pedi extração de páginas e não vieram na hora.
Ela roda em segundo plano; acompanhe no Centro de Tarefas.
